今回は仕事でクライアントやマネージャーと仕事をするうえで大切なビジネスメールに関する用語集になります。
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【目次】
- 専門用語「宛先（To）」
- 専門用語「CC」
- 専門用語「BCC」
- 専門用語「件名（けんめい）」
- 専門用語「メールの挨拶の言葉」
- 専門用語「メールの締めの言葉」
- 専門用語「署名」
- 専門用語「添付」
- 専門用語「引用」
- 専門用語「ギガファイル便」
- 専門用語「ドメイン」
- 専門用語「＠（アットマーク）」
- 専門用語「クッション言葉」
- 専門用語「jpg（拡張子.jpg）」
- 専門用語「PDF（拡張子.pdf）」
- 専門用語「PNG（拡張子.png）」
専門用語「宛先（To）」
意味・解説：宛先（To）は、メールを送るときに誰に送るかを指定する部分のことです。メールを送るときは「メールを送る相手」を決める必要があります。
宛先（To）の特徴
メールの主な送り先を指定する。
宛先は1人でも複数人でも設定できる。
※返信の場合は自動的に送ってきた相手が宛先に設定される。
専門用語「CC」
意味・解説：Carbon Copy（複写）の略です。メールの内容を知っておいてほしい人や共有しておきたい人のメールアドレスを入力します。（上司・取引先の関係者・チームメンバーetc）
※報告・連絡・相談の一環でCCに上司やチームメイトを入れておくとトラブルを事前回避できる場合もあるので重宝する。メールだけでなく直接の報告もすればさらに安心。
※一日の業務報告を送る際にも便利。
専門用語「BCC」
意味・解説：Blind（見えない） Carbon Copy（複写）の略です。宛先やCCに入っている人はBCCに誰が入っているか分からない状態でメールを送ることができます。メールアドレスも個人情報なので、複数の相手にメールを送る際に、それぞれが互いにメールアドレスを把握できないように送る場合BCCが便利です。
※声優業界ではマネージャーから所属タレントや養成所生などへ、連絡内容などを一斉送信する際にBCCがよく使われたりします。
専門用語「件名（けんめい）」
意味・解説：件名は、メールのタイトルのことです。メールを送るときに、どんな内容なのかを一目でわかるようにするために書く部分です。
返信の場合は、基本そのまま文字を変えずに返事することが多い。
件名を書くポイント
意味が伝わる、短めでわかりやすく書く。
メールの内容が一目でわかるように書く。
重要なことは最初に書く。
件名の例はこちら
【重要】ボイスサンプル提出について
【質問】収録日程の確認
などなど
専門用語「メールの挨拶の言葉」
意味・解説：メールの挨拶とは、メールの最初に書くあいさつの言葉のことです。特にビジネスメールでは、丁寧な印象を与え、相手とのやり取りをスムーズにするために大切です。
よく使われる挨拶の言葉
「はじめまして。〇〇と申します。」
「突然のご連絡失礼します。」
「お世話になっております。」
「いつもお世話になっております。」
「ご無沙汰しております。」
「先日はありがとうございました。」
※挨拶なのでこれらの言葉を入れておくと本文（用件）に入りやすいです！
専門用語「メールの締めの言葉」
意味・解説：メールの締めの言葉は、メールの最後に書く挨拶や結びのフレーズのことです。特にビジネスメールでは、相手に丁寧な印象を与え、良い関係を築くために大切です。
よく使われる締めの言葉
「よろしくお願いいたします。」
「引き続きよろしくお願いいたします。」
「どうぞよろしくお願いいたします。」
「お忙しいところ、ありがとうございます」
専門用語「署名」
意味・解説：メールの署名とは、メールの最後に記載する送信者の情報のことです。ビジネスメールでは特に重要で、相手に自分の所属や連絡先を伝える役割を果たします。送信者の身元を明確にすることが目的で、シンプルで見やすいレイアウトが理想です。
メール署名の基本構成 例はこちら
氏名
会社名・部署名・役職
電話番号・メールアドレス
会社の住所
WebサイトやSNS（業務用に限る）
※分かりやすくするのがポイント！
※伝えられない個人情報は無理に書かなくてよい！
Gメールでの署名の設定方法
PC「設定（歯車のマーク）」→「署名」で自由にテキストを設定できます！
android「設定」→「署名を追加する Google アカウントを選択」→「モバイル署名」
iPhone「設定」→「作成と返信」→「署名設定」→「モバイル署名」
※Googleの公式ヘルプで詳しく見れます。
専門用語「添付」
意味・解説：メールの添付とは、ファイルをメールに追加して送信することを指します。ビジネスや個人のやり取りで、資料や画像、PDFなどを送る際に使われます。
メールで送れる容量は大きくはないのでデータサイズには注意です。容量が大きいデータを送る際は「GoogleDrive」や「ギガファイル便」などがおすすめです。
使用例はこちらです。
明日の会議資料を添付しましたので、ご確認ください。
〈添付資料2点〉
・会議資料①.pdf
・会議資料②.pdf
※添付する際は送られた側が一目でわかるように、メール文に上記のようなテキストを入れると分かりやすいです！
専門用語「引用」
意味・解説：メールの引用とは、相手のメールの一部を取り入れて、わかりやすく返信する方法です。これを使うと、どの部分について話しているのかがはっきりし、スムーズなやりとりができます。
メールでの引用のポイント
・引用したことが分かるようにする
「>」という記号を使って、引用部分を示すことが多い。
例えば「体調を聞かれた質問」にこのように引用を使って答えることも可能です。
> 明日の収録は10時からですが体調は問題ないですか？
ご心配おかけいたしました。ご連絡ありがとうございます。
体調問題ないので明日その時間から参加いたします。
メールでの引用のメリット
相手の話に正確に答えられる
話がわかりやすくなり、誤解が減る
やりとりを振り返りやすくなる
専門用語「ギガファイル便」
意味・解説：ギガファイル便は、無料で使える大容量ファイル転送サービスです。会員登録不要で、1ファイル最大300GBまでアップロードできるのが特徴です。ファイルをアップロードすると専用のURLが生成され、それを共有することで簡単にデータを送受信できます
公式サイト：無料大容量 ファイル転送サービス GigaFile(ギガファイル)便
専門用語「ドメイン」
意味・解説：メールアドレスの「@」以降の部分を指します。例えば、Gメールの場合、「@」以降の「gmail.com」がドメインです。ドメインは、メールの送信元を識別する役割を持ち、企業や個人が独自のドメインを使用することで、信頼性やブランドイメージを向上させることができます。
ドメインには種類がある
・フリーメールドメイン：登録が簡単
（例：@gmail.com）
・キャリアメールドメイン：携帯会社の契約時に取得できるドメイン
（例：@softbank.ne.jp、@docomo.ne.jp、@ezweb.ne.jp）
・独自ドメインメール：企業や個人が独自で作成したドメイン。
などなど
専門用語「＠（アットマーク）」
意味・解説：アットマーク（@）は、いろいろな場面で使われる記号で、特にメールアドレスやSNSでよく見かけます。もともとは、「1つあたりの値段」を表す記号として使われていました。
メールでのアットマークの使われ方
メールアドレス：「@」の前が名前で、後ろがドメインを表します。
ちなみにSNS（Xなど）では「@ユーザー名」のように表記されます。
専門用語「クッション言葉」
意味・解説：クッション言葉とは、会話や文章の中で、相手にやわらかく伝えるための言葉です。特に、ビジネスや丁寧なやりとりで使われ、お願いごとやお断りをする時に、ストレートな表現を避けて、スムーズに伝える役割があります。
例えば、
「〇〇してください！」 → 「もしよろしければ、〇〇をお願いできますか？」
「できません！」 → 「申し訳ありませんが、今回は難しいです。」
このように言い方を少し変えることで、相手にやさしく伝えられます。
ちなみにメールでよく使用されるクッション言葉はこちらです。
・恐れ入りますが
・申し訳ありませんが
・お手数ですが
・恐縮ですが
・差し支えなければ
・もし可能でしたら
・失礼ですが
※メールは、基本「！」や「顔文字」を使わない分、文章の印象が固くなりがちですが、クッション言葉を使えるようになるとグッと印象が柔らかくなったり良くなります。
専門用語「jpg（拡張子.jpg）」
意味・解説：jpg（JPEG）は、写真や画像を保存するためのファイル形式のひとつです。スマホやパソコンでよく使われており、データを小さくできるのが特徴。ただし、画質が少し落ちることがあります。
jpgの特徴
データサイズを小さくできる。
きれいな写真を扱えるので写真の保存に向いている。
多くのパソコンやスマホで使える。
背景を透過（透明）にできない。（できるのはPNGなど）
専門用語「PDF（拡張子.pdf）」
意味・解説：PDF（Portable Document Format）は、文書のレイアウトを保ったまま保存・共有できるファイル形式です。Adobe社が開発し、どのデバイスでも同じ見た目で表示できるのが特徴です。
PDFの特徴
文字や画像の配置が固定されるなどレイアウトが崩れない
どのデバイスでも閲覧可能：PC、スマホ、タブレットで同じ表示
セキュリティ機能：パスワード設定や編集制限が可能
圧縮が可能：ファイルサイズを小さくできる
編集は専用のソフトがないと難しい
専門用語「PNG（拡張子.png）」
意味・解説：PNG（Portable Network Graphics）は、画像を保存するファイルの種類のひとつで、画質を落とさずに圧縮できるのが特徴です。特に、背景を透明にできるため、ロゴやイラスト、アイコンの画像に向いています。
PNGの特徴
背景を透過（透明）できる。ロゴやスタンプなどに便利 です。透過できるのがPNG最大のメリットです。
画質がキレイなまま圧縮可能なのとデータを圧縮しても劣化しにくい。
細かいデザイン向きです。
Webサイトやアプリでよく使われ、オンラインでよく見かける形式です。
ご覧いただきありがとうございました！
